Решили расчитать затраты по своему магазину? Воспользуйтесь нашим калькулятором!
Автоматизация учета и продаж общепита.
Автоматизация учета предполагает использование понятий:
«Бэк-офис» - ведение и учет закупок товара, расход товаров в блюдах, в продажах, проведение ревизии, списание товаров в том числе при переработке, расходов предприятия в целом, ведение бухгалтерии, планирование, работа менеджеров, анализ доходов и расходов предприятия и т.д.
«Фронт-офис» - непосредственная работа с покупателями (гостями), составление меню, оформление заказов, передача заказа на кухню путем печати «марок», расчет покупателей, контроль за работой персонала и сокращение злоупотреблений, учет и анализ продаж, расхода блюд и т.д.
Автоматизация продаж достигается путем установки соответствующего программного обеспечения, торгового оборудования: тачтерминалы (компьютеры с сенсорным монитором и считывателем магнитных карт), принтеров заказов, принтер марок, фискальные регистраторы, тарификаторов (например в биллиардной) и т.д.
Существует несколько видов схемы работы общепита, в зависимости от типа торговой точки:
- кафе
- фаст-фуд
- бары
- фри-фло
- кофейни
- рестораны
- развлекательные центры
Для начала необходимо убедиться нужен ли товароучет как таковой или достаточно просто в конце рабочей смены получать чек-отчет с перечнем реализованных блюд. Если есть необходимо знать остатки товаров, возможность следить за персоналом, учитывать продажи каждого официанта, т.е. считать заработную плату именно по кол-ву продаж, то необходимо системно подойти к вопросу автоматизации и выбрать наиболее удобную для Вас схему автоматизации. В полной мере это позволяет сделать программный комплекс «Трактир».
Особенности работы с программным комплексом «Трактир»
Программный комплекс «Трактир» выгодно отличается от других учетных программ широким спектром применения от автоматизации работы небольшого кафе до сети ресторанов, гибкостью в настройке под предприятие, а также возможностью изменения его функционала программными средствами 1С. Однако именно его гибкость настройки требует разработки грамотной схемы работы с его помощью до начала наладки.
Комплекс состоит из двух независимых друг от друга модулей: Фронт-офис, кассовая программа предназначенная для автоматизации работы официанта, бармена, администратора, кассира, менеджера; и Бэк-офис, товароучетная программа, предназначенная для работы калькулятора, менеджера по закупу, бухгалтера. С программным комплексом необходимо установить соответствующее торговое оборудование: тачтерминалы, принтеры заказов, , принтер марок, тарификаторы и т.д.
Если торговая точка торгует алкогольной продукцией, то по законодательству РФ, покупателю необходимо выдавать кассовый чек, т.е. необходима установка фискального регистратора.
Модули могут использоваться как самостоятельные программы, так и работать в связке друг с другом. Обмен данными между ними осуществляется при помощи обработок «загрузки – выгрузки» что позволяет модулям находиться в разных местах, не связанных локальной сетью. При обмене между программами формируется файл обмена, который или автоматически размещается в папке обмена или доставляется туда самостоятельно, если программы находятся в разных местах. Например кафе в одной части города, бухгалтерия и калькулятор – в другой.
Перед началом наладки комплекса необходимо определить специфику работы предприятие. От того что необходимо в работе предприятия - только учет продаж (учитывается количество проданных блюд и выручка, калькуляция и учет товаров не нужны), полный учет товаров (характерно для торговых сетей - ведется централизованый закуп, настраивается сезонность продуктов, товар учитывается в точном соответствии с накладными), или сбалансированный подход между ними (подходит для большинства торговых точек – товар учитывается по упрощенной схеме, например поступление алкоголя сразу в литрах, для оптимальной привязки к меню) , комплекс настраивается соответственно. В результате грамотного анализа и планирования, комплекс значительно облегчает работу персонала, позволяет грамотно вести учет, а руководству видеть полную картину работы предприятия.
Фронт-офис направлен на непосредственную работу персонала с покупателями. Поэтому при его наладке необходимо удобно для персонала расположить терминалы, кассовые регистраторы чек-принтеры и другое торговое оборудование, в этом случае сотрудники не будут мешать друг другу при работе с заказами, кассовые аппараты будут под контролем, а время обработки заказа будет оптимальным. Графическая схема торгового зала, отображаемая в терминалах, должна быть понятна, а поиск в меню прост и легко доступен. Каждое рабочее место заранее должно быть проработано на предмет - кто какие функции будет на нем исполнять, какое количество терминалов, принтеров, фискальных регистраторов и прочего оборудования необходимо установить на каждом рабочем месте.
Бэк-офис служит для учета товаров, их покупки, реализации в составе блюд, и самостоятельных продаж, проведения инвентаризаций. Для учета товаров в составе блюд и полуфабрикатов, составляются калькуляционные карты. Все калькуляции, схема работы кухни, план выпуска блюд, схемы продаж, используемая в работе номенклатура, схема отработки и сезонности товара, составление взаимозаменяемых товаров, должны быть определены до начала наладки комплекса. При планировании настройки бэк-офиса необходимо учитывать ассортимент закупаемого товара, его упаковки, варианты отработки, сезонность и схему учета отрабатываемой номенклатуры. (например картофеля, как учитывать его вес - до отработки или уже очищенного).
Главная связка комплекса: меню – калькуляция – товар, должна быть определена до начала внедрения. Грамотно продуманная схема учета позволяет проводить ревизии едва ли не каждый день, в самые короткие сроки. (Например, можно пересчитать алкоголь уже имея на руках расчетные цифры, пока бармен убирает рабочее место после смены) Главная и самая грубая ошибка: «Составим меню, запустим Фронт, а потом по накладным заполним справочник номенклатуры и настроим калькуляции» приводит на практике к невозможности учета товара в течение нескольких месяцев, а то и к полной перенастройке программы. Для ведения оперативного учета, необходимо чтобы составлением в программе калькуляцией и учетом товара занимался отдельный, обученный человек, не особо загруженный дополнительной работой. Руководители, не имеющие опыта работы с автоматизированными программными комплексами зачастую упускают этот момент и не получают оперативной полной картины деятельности торговой точки.
Одним из отличительных преимуществ комплекса «Трактир» можно отметить его доработку программными средствами 1С, что позволяет его настроить практически на любое предприятие общепита.
Компания «Технологии Торговли» предлагает выезд к Вам инженера – внедренца, который пообщавшись с Вами, предложит схему автоматизации Вашего предприятия, оптимальную по цене и возможностям.
После внедрения мы проведем обучение персонала и заключим с Вами договор технического обслуживания.
